Modulo de Herramientas SIP Profesional

Las siguientes imágenes, muestran el sub-menu de Herramientas, con cada una de las opciones da un clic en cada una de ellas para consultar su respectiva explicación.

Sub-menú de Herramientas

USUARIOS

CONTRASEÑA MAESTRA

REINDEXA BASES DE DATOS

RESPALDA BASES DE DATOS

CAPTURA CÓDIGOS DE BARRAS

CAMBIOS MASIVOS EN PRECIOS

HISTÓRICO DE GASTOS

****** RELOJ CHECADOR ******

CONSULTA FECHAS NO CERRADAS

HABILITA FECHAS CERRADAS

TARJETAS DE ASISTENCIA

ATRIBUTOS GENERALES

EXPORTAR DATOS A Excel

MOVIMIENTOS DE UN CLIENTE A O

comis

 

Usuarios

Para poder entrar a esta opción del sistema es necesario saber la contraseña maestra, ya que te la pedirá para poder dar de alta o cambios a los usuarios del sistema. La contraseña maestra por default que se crea al instalar el sistema por primera vez es la palabra "SOPORTE". 

Mediante esta opción, tu puedes dar de alta usuarios para accesar el sistema,  los usuarios pueden tener permiso de acceso total o parcial a este. Los datos que debes ingresar para cualquier usuario, son los siguientes:

H1

USUARIO, se refiere al nombre, este debe de ser de 10 caracteres como máximo, ACCESO, una "T" si tendrá acceso total o una "P" si es parcial, CONTRASEÑA, es un campo de 10 caracteres como máximo, y esta debe repetirse en el campo REPETIR, es para asegurar que la contraseña este bien escrita, ya que no puede verse.

Si al usuario se le dio acceso total, con estos datos es suficiente, solo habría que guardarlos, si el usuario ya existía estos nuevos datos serán reemplazados por los que ya tenia, si el ACCESO es parcial entonces tendrás que asignarle las opciones a las que podrá entrar este usuario.

H2

En el recuadro de "SELECCIONA EL MODULO", debes señalar cada uno de estos y la lista de opciones del sistema se actualizara para cada modulo así como los permisos al usuario, si yo quiero agregar un permiso al usuario, solo debo de dar doble clic a la opción en la lista de opciones del sistema, y este se agregara a los permisos del usuario, si yo quiero quitar algún permiso al usuario, solo le doy doble clic a la opción en la lista de permisos al usuario, esto debe hacerse para cada modulo, una vez que se termine de asignar los permisos, se debe presionar el botón de "GUARDAR" y listo.

 

Contraseña Maestra

Este programa esta diseñado, para cambiar la contraseña maestra, pero es muy importante que esta nueva contraseña no se lo olvide ya que no hay manera de verla en el sistema, y esta se necesita para ejecutar algunas opciones y dar bajas en el  sistema.

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Debes ingresar la contraseña actual y la nueva contraseña, esta ultima deberás repetirla para asegurarte que esta bien escrita una vez tecleados todos los datos, solo presiona el botón "ACEPTAR" y estos serán  validados internamente por el programa, si son correctos los guardara y ya tendrás una nueva contraseña maestra.

 

Reindexa Bases de Datos

Esta opción se recomienda ejecutarla todos los días antes de iniciar con la captura de los datos diarios, sobre todo cuando su información a crecido, este programa se debe ejecutar directamente en el equipo donde esta instalado el sistema y no con accesos de red, ya que este proceso no es multiusuario y requiere que nadie este usando el sistema en ese momento, lo que realiza este programa  es reordenar todas las bases de datos para optimizar los tiempos de acceso a los datos del sistema, solo debes pulsar el botón de "CONTINUAR".

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Respalda Bases de Datos

Esta opción ya no funciona en las nuevas versiones del "SIP" consistía en enviar las bases de datos a una disquete de 3 1/2, ahora estos respaldos se ejecutan todos los días en automático, respaldando la información en el mismo disco duro, dentro de la carpeta principal del sistema,  "SIP20",  se encuentran 7 carpetas mas,  de respaldo estas se llaman:  " LU, MA, MI, JU, VI, SA, DO"  todos los días que tu entras al sistema por primera vez, el sistema revisa la fecha que tiene la computadora en ese momento e identifica que día de la semana es, para determinar a que carpeta enviar el respaldo, por lo tanto se te sugiere que respaldes cualquiera de estas carpetas en algún dispositivo de almacenamiento externo a tu computadora (USB, CD, DVD) tu puedes respaldar cualquier día de la semana a cualquier hora etc..

Así es que si tu ejecutas esta opción solo recibirás un mensaje que dice:

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Captura Códigos de Barras

Esta utilería nos sirve para asignar los códigos de barras a los productos que ya fueron dados de alta en el sistema es muy simple el ingreso de estos códigos solo debes tener un lector de códigos de barras para ingresarlos con seguridad y cero probabilidades de error.

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Solo debes de ingresar el código del producto y el programa te muestra la descripción corta de este, y te solicita le ingreses el código de barras que le corresponde.

Cambios Masivos en Precios

Este Proceso nos sirve para incrementar los precios de venta o bien los costos de ultima entrada, estos puedo incrementarlos por un porcentaje que tu le indique o  por un importe fijo que también podrás indicarle,  dependiendo de la necesidad en su momento,  la pantalla inicial de esta captura es la siguiente:

h8

Si tu pulsas el botón de "CAMBIAR TODO" el sistema hará ese cambio automáticamente para ese proveedor de esa línea, pero si decides cambiar uno por uno la ventana seria la misma solo cambiarían los botones de actualización por:

h9 

Te ira mostrando uno por uno los productos y el que tu decidas cambiar solo pulsaras el botón de "ACEPTAR" y  hará el cambio.

 Histórico de Gastos

Aquí podrás consultar tu historial de gastos, claro esta que tienes una cuenta de cliente donde aplicas todos estos gastos, y además de consultar podrás agregarle observaciones a cada gasto en particular, esta opción se opera idéntica a la consulta del histórico de clientes.

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****** Reloj Checador ******

El reloj Checador, es para llevar la asistencia y puntualidad de todos los operarios registrados en el sistema, te registra hasta 3 entradas y 3 salidas por día , la primera vez que checas en el día el sistema asume que es un entrada, la segunda checada asume que es una salida,  la tercera  entrada, la cuarta salida, la quinta entrada y la sexta salida, no necesariamente se tienen que usar todas las checadas, lo mínimo son dos checadas una para entrada y la otra para salida.

HR

Basta con seleccionar el operario en la lista y presionar el botón de "CHECAR" en ese momento registra el día y la hora en que checo, cabe aclarar que la fecha y la hora la toma de la Computadora, hay que asegurarse que esta este correcta, ya que el sistema también emite un hoja de asistencia reportando el tiempo trabajado.

 

Consulta Fechas no Cerradas

Esta herramienta nos ayuda a identificar si una fecha de movimientos aun no se a cerrado, ya que estas fechas deben cerrarse todos los días, basta con entrar a la opción y estas serán mostradas.

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Habilita Fechas Cerradas

Aquí puedes habilitar una fecha que ya se cerro, esto te permitirá agregar mas movimientos únicamente, para después volver a cerrar esta fecha, los movimientos ya cerrados no pueden ser modificados.

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Solo debes teclear la fecha y señalar que si quieres habilitarla, también funciona a la inversa es decir, puedes deshabilitar una fecha.

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Tarjetas de Asistencia

Es en esta opción donde podrás emitir las tarjetas de asistencia de cada operario, que checo correctamente, así mismo también podrás corregir errores de al checar :

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Las tarjetas solo te mostraran máximo 7 días tu decides de que fecha a que fecha, los registros son llenados desde el reloj Checador pero aquí tu puedes hacer correcciones en caso necesario y "GUARDAR", así mismo podrás imprimir su tarjeta de asistencia pulsando el botón de "TARJETA" y te lo enviara a la impresora, la muestra de las tarjetas de asistencia son las siguientes da un clic Aquí

 

Atributos Generales

Para tener acceso a esta opción necesitaras la contraseña maestra, de lo contrario no podrás ingresar, aquí se preparan algunos parámetros importantes para todo el sistema estos son los siguientes:

A1

01.- Nombre corto de tu empresa, son tus siglas o un nombre corto, que se muestra en algunas secciones   del sistema.

02.- Localidad donde esta tu empresa (ciudad) este nombre aparece cuando en tu empresa se factura.

03.- Tienes impresora de tickets debes seleccionar S, o N (SI o NO) es para la emisión de tickets de venta.

04.- Prefieres imprimir ticket o remisión (T/R) es para la emisión de un comprobante de venta.

05.- Nombre del formato de tu remisión existe un formato genérico que es "REMIS" , si tu quisieras algún formato personalizado, lo puedes solicitar a soporte técnico de SIP.

06.- Se imprimen operarios en tickets (S/N) es para mostrar los operarios que hicieron los servicios.

07.- Cual importe con letra en tickets V = valor de la venta  P = valor del pago.

08.- Permites cambiar precios en la venta (S/N).

09.- Tu empresa es una escuela (S/N) cuando es si, el sistema habilita algunos campos especiales para este tipo de negocios tales como tomar asistencia a los alumnos.

10.- Clave para la toma de asistencia se habilita solo cuando tu empresa es una escuela, y esta clave de asistencia, deberá estar dada de alta como un servicio.

11.- En esta empresa se factura (S/N) es para habilitar algunos campos de facturación.

12.- Nombre del formato de tu factura, este se debe solicitar a soporte técnico, para preparar la impresión en un formato espacial para el llenado de tu factura.

13.- Numero de partidas en tu factura (máximo 22) es el numero de renglones en el cuerpo de tu factura.

14.- Porcentaje de IVA que se cobra al facturar.

15.- Descripción libre en facturación (S/N) te habilita el llenado manual de tu factura y no por productos y servicios.

16.- Los paquetes se muestran en: S = sección de servicios, P = sección de productos (en el Histórico)

17.- Se habilita la cobranza compartida (S/N).

18.- Sus compras entran al almacén (almacén asignado para entradas de producto  por compras).

19.- Sus ventas salen del almacén (almacén asignado para descargar las ventas de productos).

20.- Diseño del menú principal del "SIP" existen 4 diseños que son los siguientes:

1 --> Tradicional

A2

2 --> Formal

A3

3 --> Seriedad

A4

4 --> 10º Aniversario

A5

Una vez que llenes todos los datos de estos atributos, solo debes pulsar el botón de "GUARDAR", los efectos de estos cambios son inmediatos, excepto el diseño del menú principal, este surge efecto hasta que inicies nuevamente con el sistema.

 

Exportar datos a Excel

Si tu quisieras manipular alguna información fuera del sistema, aquí podrás exportar algunos datos, a formato de Excel  y ya teniéndolos en este formato puedes hacer los movimientos que tu quieras sin afectar los datos originales del sistema.

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Aquí debes ingresar un nombre de archivo máximo de 8 caracteres, donde se guardaran los datos que tu exportes, dicho archivo se guarda en una carpeta llamada "SIPEXP" y esta debe estar ubicada en la unidad "C" (raiz), solo deberás marcar el dato que quieres exportar es solo uno a la vez, y presionar el botón de "EXPORTAR".

 

Movimientos de un cliente a otro

Esta opción nos sirve para, cambiar todos los movimientos de una clave de cliente, a otro, esto es con la finalidad de que cuando tenemos mas de una clave con el mismo cliente, solo dejar una, es muy importante estar seguro al hacer estos cambios ya que el proceso es irreversible, además para poder ejecutar esta opción en el sistema requieres de la contraseña maestra de lo contrario no podrás entrar, la opción se opera de la siguiente manera:

HL

Solo deberás ingresar la clave del cliente origen y la clave del cliente destino, ambos deben existir en la base de datos maestra de clientes, asi mismo debes marcar si el cliente origen se dará de baja o no del sistema y también marcar si estas seguro de realizar el cambio y solo presionaras el botón de "GUARDAR" para realizar dichos cambios.

Cualquier duda que tengas y no hayas podido resolver escríbenos y con gusto te ayudamos Envianos tus datos desde el siguiente formulario

paco@sipprofesional.com

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