Modulo de Inventarios SIP Profesional

Las siguientes imágenes, muestran el sub-menu de inventarios, con cada una de las opciones, da un clic en cada una de ellas para consultar su respectiva explicación.

Mantenimiento de Almacenes, Productos y servicios

Mediante esta opción del sistema, tu realizaras Altas, Bajas, Cambios y Consultas.

Al ingresar en esta opción, te muestra una ventana, donde indicaras si quieres ir al mantenimiento de productos y servicios o a almacenes, basta con señalar la opción que tu desees y presionar el botón aceptar.

Iniciaremos con el mantenimiento de almacenes, aquí puedes crear, almacenes nuevos o bien dar de baja y consultar, el sistema esta preparado para trabajar en modo multialmacen, es decir que tu podrás tener un mismo producto en varias localizaciones (ejemplo: Almacén general, exhibidores etc.). Es muy sencillo dar mantenimiento a esta base de datos.

Al entrar te pedirá inmediatamente una clave de almacén, y el programa la buscara, en caso de encontrarla te mostrara su descripción, la cual podrás modificar o bien dar de baja (LA CLAVE, "ALM" ESTA PROTEGIDA PARA EL ALMACÉN GENERAL NO PUEDES MODIFICARLA NI DARLA DE BAJA) así mismo tienes el botón de siguiente y anterior mostrándote el almacén correspondiente, esta muestra puede ser ordenada por clave o descripción.

Productos y Servicios es la opción que se explica a continuación

La información que aquí se guarda es la base principal de tu sistema, ya que aquí estructuras todos tus productos y servicios, con sus diferentes atributos de agrupación y datos importantes que repercuten en todo el sistema a continuación te mostramos la pantalla inicial y explicamos su uso.

En la parte superior, se muestran unas casillas que corresponden a proveedor, línea y categoría, que son los atributos de agrupación de los productos y servicios, tu debes marcarlas para poder entrar a cada lista correspondiente que se muestran en el renglón siguiente, esto es con el fin de consultar información por atributo, el criterio de selección es el siguiente:

Si tu marcas solamente una casilla el programa te mostrara todo lo que corresponda a ese atributo, pero si tu marcas dos o tres,  el sistema te mostrara todo lo que corresponda a los dos o tres atributos, la lista te mostrara la descripción corta, código, proveedor, línea, categoría, costo, precio de venta, mínimo, máximo y existencias claro esta que aun hay mas información para cada producto y servicio que te podrá mostrar, cuando tu marques el renglón del  productos que tu quieres consultar o modificar y dar el botón de aceptar. Esta lista aparece por default ordenada por descripción, tu podrás ordenarla  también por código, solo dando un clic en la parte de abajo donde marca el orden, también podrás consultar un código que tu tengas en tu mente y no te aparezca en la lista, y te desplegara el nombre de este así como sus atributos de agrupación. Si tu deseas dar de alta algún producto nuevo, basta con oprimir el botón "NUEVO" y te llevara a la siguiente ventana donde están todos los campos para cada producto o servicio.

Aquí están todos los campos de cada producto y servicio, los cuales se te explicaran a detalle, así mismo también se muestra información que es actualizada en algunos procesos dentro del sistema tales como:

INVENTARIOS DEL MES: Estos son actualizados conforme a tus ventas, compras y movimientos de almacén

CÓDIGO DE BARRAS:  Se capturan en la sección de herramientas.

IMAGEN DEL PRODUCTO: Estas imágenes tu las puedes obtener con una cámara digital o bien bajándolas de Internet es muy importante que estas las guardes con el nombre del código que les corresponde, deben estar en formato JPG y deberán ser guardadas en una carpeta llamada "IMAGEN" dentro de la carpeta del sistema "SIP20" y el tamaño de estas imágenes deben de ser 404x303 pixeles

1.-  Numero de Producto (6 dígitos numéricos). Este viene siendo el código,  este solo puede ser creado o destruido, nunca modificado, este código es único no se puede repetir, es con el que se relaciona en todo el sistema,  te permitirá capturarlo solo cuando es un producto nuevo. 

2.-  Proveedor. En este campo tu indicas al sistema a que proveedor pertenece el producto o servicio, que en este momento quieres modificar o dar de alta, obviamente los proveedores debieron haber sido dados de alta en INVENTARIOS/PROVEEDORES, este es el primer atributo de agrupación. 

3.- Línea. En este campo tu indicas al sistema a que línea pertenece el producto o servicio, que en este momento quieres modificar o dar de alta, obviamente las líneas debieron haber sido dados de alta en INVENTARIOS/LÍNEAS, este es el segundo atributo de agrupación. 

4.- Categoría. En este campo tu indicas al sistema a que categoría pertenece el producto o servicio, que en este momento quieres modificar o dar de alta, obviamente las categoría debieron haber sido dados de alta en INVENTARIOS/CATEGORÍAS, este es el tercer atributo de agrupación. 

5.- Días de Gracia. Este dato es muy útil sobre todo en cuanto a servicios se refiere, tu aquí programas a los cuantos días el cliente deberá regresar a realizarse este servicio nuevamente o a comprar este producto.

6.- Unidad de medida y Tipo (son campos relacionados). En la unidad de medida tu deberás seleccionarla en la lista que aparece en el campo estas solo pueden ser: "PZA", "SER", "PQT"  y en el campo tipo podrás seleccionar "P", "S", "Q"  este ultimo campo es muy importante la letra "P" indica que es un producto "S" un servicio y "Q" un paquete estos deben ir asociados con la unidad de medida  "PZA", "SER", "PQT"  respectivamente, para el sistema todo lo que el tipo sea igual a "P" es lo que controlara en el inventario.

7.- Descripción y descripción corta. Aquí tu alimentas el nombre de tu producto, en la descripción te acepta hasta 40 caracteres alfanuméricos y en la descripción corta solo 15 caracteres, debes de describir bien tu producto, para poder localizarlo fácilmente, la descripción corta es una abreviación de tu producto esta es la que saldría impresa en tus tickets, te aconsejamos que en la descripción incluyas siempre la presentación de tu producto, ya que este puede tener diferentes presentaciones (ej. 250 ml. 500 ml. 1 Litro).

** Campos Habilitados Solo para Servicios (tipo "S")

* Servicio Individual o en Equipo

* Observaciones

* Minutos del Servicio

8.- Servicio individual o en equipo. Aquí tu indicas una "I" o una "E" es para determinar si este servicio se realiza en forma individual o bien lo realizan 2 personas, esto se relaciona a la hora de registrar las ventas preguntando quien o quienes realizaron el servicio, así mismo este también se ve reflejado en el calculo de comisiones, para asignar el pago a una sola persona o dividirla entre dos personas.

9.- Observaciones. Aquí tu indicas una "S" o una "N" es para determinar si este servicio llevara observaciones o no,  si tu indicas que "S" (SI) lleva observaciones entonces a estos servicios deberás agregarle en el histórico del cliente el texto necesario de observaciones esto es muy común en servicios que llevan coloración, es para anotarle las formulaciones de color que se aplicaron al cliente y poderlas consultar posteriormente. Nota si un servicio se le indico que si lleva observaciones y estas no son capturadas en el histórico del cliente el sistema no calculara comisiones por este servicio hasta que estas sean llenadas. 

10.- Minutos del Servicio. Aquí tu indicas la cantidad de minutos que un operario debe tardarse en realizar el servicio, es un datos para medir la eficiencia de cada estilista y determinar los tiempos que un cliente dura en el salón, esto es solo aplicable en la cobranza compartida.

11.- Puntos que acumula. Este es un dato para llevar un registro de puntos a cada cliente que consume este producto y/o servicio (cero no acumula puntos). 

12.- Puntos para cortesía. Aquí se indica con cuantos puntos se regala este producto y/o servicio (cero no se regala).

13.- Máximo. Aquí se indica cuantos productos debes de tener en existencia como máximo en tu salón es un dato importante para las ordenes de compra automáticas.

14.- Mínimo. Aquí se indica cuantos productos debes de tener en existencia como mínimo en tu salón es un dato importante para las ordenes de compra automáticas.

15.- Producto Activo. Solo seleccionaras "S" o "N", si tu seleccionas "N" le indicas al sistema que el producto esta descontinuado, te permitirá venderlo (si hay existencias) pero no te lo incluye en las ordenes de compra automáticas.

16.- Código del Fabricante. Es un valor de referencia informativo que es con el que te factura tu proveedor 

17.- Costo de ultima entrada. Aquí tu indicaras cuanto le costo al salón adquirir este producto la ultima vez, este costo debe ser unitario y sin IVA. 

18.- IVA a la compra. Aquí tu indicaras el porcentaje de impuesto al valor agregado (IVA) que tu pagas al comprar este producto. 

19.- Precio de venta (1) y (2). El sistema maneja dos precios de venta es aquí donde tu los debes de capturar, estos serán mostrados a la hora de vender, este precio debe ser el final ya incluyendo el iva. 

20.- IVA a la venta. Debes de manejarlo en cero ya que esta esta incluido en el precio de venta.

21.- Comisiones. Aquí se captura la comisión que tu darás por la venta de este producto y/o servicio este lo puedes indicar en porcentaje o en importe o bien ambos sumados..

22.- Fecha de alta. Aquí se captura la fecha en que fue dado de alta el producto o servicio.

23.- El producto se recomienda para. Este es un dato netamente para productos donde indicas cual es su uso, obviamente previamente capturados en la sección de CLIENTES/DIAGNÓSTICOS así mismo deberás alimentar las instrucciones de uso del producto esto te servirá mucho para consultas de recomendaciones.

Altas, Bajas, Consultas y Cambios de Proveedores

Esta es la sección de búsqueda de proveedores, dentro de la ventana principal es aquí donde tu puedes localizar a cualquier proveedor registrado dentro de la base de datos, los tipos de búsqueda son por Nombre, Clave y ID, basta con señalar como lo quieres buscar y presionar el botón de buscar, inmediatamente después te aparece una ventana donde podrás teclear el Nombre,  Clave o ID y presionar enter y el sistema localizara la primer coincidencia de lo tecleado, si no encuentra ninguna coincidencia el cursor se posiciona al final de la base de datos.

Esta es la ventana para ingresar la búsqueda:

Listado secuencial de proveedores ordenado de acuerdo a tu búsqueda

En este listado puedes moverte con las flechas del teclado hasta localizar lo que buscas, una vez que lo encuentres, debes posicionarte en el renglón y presionar la tecla ESC o bien cerrar la ventana en la , y te mostrara todos los campos de dicho proveedor, los cuales pueden ser modificados o dado de baja todo el registro.

Cuando vas a ingresar a un Proveedor nuevo, solo presiona el botón "NUEVO" e inmediatamente el sistema te pedirá la clave del proveedor, esta clave ES DE 3 DÍGITOS ALFANUMÉRICOS:

Deberás llenar este campo con una clave que te identifique al proveedor ya que con esta se va a relacionar en todo el sistema.

Nota: la clave del proveedor no puede ser modificada, únicamente puede ser creada o destruida. También debes asegurarte antes de dar de alta a un proveedor que este no exista, para evitar redundancias.

Estos son todos los campos que se deben llenar para cada proveedor

Cabe mencionar que todos los datos de los proveedores son opcionales, excepto nombre corto pero se recomienda que se llenen los mas datos posibles de cada proveedor ya que tarde que temprano serán útiles para ti. Cada campo te indica que debes llenar están debidamente identificados con sus encabezados, solo haremos referencia en algunos de estos ya que pueden ser útiles dentro de las demás opciones del sistema, o en esta misma opción.

El nombre corto, este debes llenarlo siempre ya que es el que aparece en las listas cuando requieres seleccionar a un proveedor 

El código postal, cada que tu tecleas un código postal, este es buscado dentro de una base de datos, si llegase a existir, te mostrara el sistema la colonia y ciudad donde tu lo registraste la primera vez, en caso contrario, el sistema lo guarda para futuras referencias.

Una vez que completes el llenado de cada campo deberás presionar el botón de GUARDAR de lo contrario todo lo tecleado no será almacenado en la base de datos respectiva.

Altas, Bajas, Consultas y Cambios de Líneas y Categorías

Catalogo de Productos

Esta opción, no es mas que la emisión de un reporte listando productos, en diferente orden así mismo también se pueden filtrar algunos parámetros y este listado también te sirve para hacer un levantamiento de inventario físico, la ventana  para seleccionar el tipo de reporte es la siguiente:

Si tu marcas únicamente el orden y el grupo,  el sistema te envía un reporte con existencias de productos y una columna en blanco para anotaciones de inventario físico ejemplo del reporte da un clic AQUÍ si tu marcas con lista de precios, o puntos de cortesía o códigos de barras, la columna de existencia teórica la sustituye por esta opción marcada ejemplo del reporte da un clic AQUÍ  puedes imprimir todo el catalogo completo, solo servicios o paquetes basta con marcar tu elección, si tu marcas productos, tienes la posibilidad de visualizarlos todos los productos (tipo "P") o bien seleccionar atributos de agrupación (proveedor, línea y categoría).

Catalogo de Líneas y Categorías

Es la emisión de un listado de líneas o categorías la cual podrás ordenar por clave o descripción.

Ejemplo del reporte da un clic AQUÍ

Consulta Precios

Para localizar un producto o un servicio con esta búsqueda, tienes dos opeciones, una es tecleando su codigo de barras en el campo correspondiente y la otra mediante una palabra basta con teclear cualquier palabra que este contenida dentro de la descripción del producto ya sea en la corta o en la larga y el sistema te la buscara y mostrara en la pantalla si es que la encontró, así mismo puedes presionar el botón de siguiente o anterior para continuar buscando esa misma palabra en otros productos, esta consulta te muestra lo siguiente: codigo, codigo de barras, status, descripcion larga y corta, claves de proveedor, linea y categoria, fecha de ultima compra, cantidad de la ultima compra, precio de venta, tipo y existencia total, además hay un botón que dice localización que te indicara cuantos productos tienes en cada almacén. Esta búsqueda se utiliza en todo el sistema.

Captura inventario y salidas a Cabina

Estas 2 opciones ya no se encuentran en uso en la nueva version del sistema, si tu llegas a seleccionarla el sistema te enviara el siguiente mensaje:

Existencias Valorizadas

Es un reporte de existencias que se obtiene igual que el catalogo de productos, pero este reporte te muestra tu valor de costo y de venta.

Ejemplo del reporte da un clic AQUÍ

Captura Costos y precios y Máximos y Mínimos

El procedimiento para la captura de costos, precios, máximos y mínimos son exactamente igual, necesitas forzosamente saber el código del producto para teclearlo y actualizar estos campos directamente las ventanas de captura son las siguientes:

Genera Ordenes de Compra

Se sugiere utilizar la opción de genera ordenes de compra libre es un programa mas actualizado,  esta opción ya no estará disponible en las ultimas versiones del sistema.

Recibe Ordenes de Compra

Es aquí donde recibiremos las ordenes de compra que se han elaborado en el sistema, ya sea en forma automática o manualmente basta con teclear el numero de la orden de compra que queremos recibir y solo nos pedirá algunos datos a llenar y se le dará entrada al almacén.

Como podrán ver en la imagen anterior, solo se teclea el numero de la orden de compra a recibir y el programa nos solicitara en numero de factura o remisión con el que esta entrando la mercancía, la fecha de recibo y si actualiza las existencias y los costos, estas marcas de actualización son muy importantes, serán los que determinan si la mercancía es o no actualizada en inventarios, si por alguna causa usted desmarca estas actualizaciones le aparece el siguiente mensaje:

Si usted selecciona el botón de "NO" lo regresara a que ponga las marcas de actualización, si selecciona el botón de "SI" la orden de compra se recibe sin actualizar los inventarios.

En la lista de toda la orden de compra se le muestra la cantidad que usted pidió y el costo original, mas sin embargo si la recepción de la mercancía es diferente a su pedido, en cuanto a cantidades y costo, usted podrá cambiarlos dando doble clic en la partida que debe ajustar y le aparece la siguiente ventana solicitándole la cantidad recibida y el costo unitario 

Una vez actualizados estos datos el programa lo regresa a la lista original, usted deberá oprimir el botón de "CALCULAR" para que actualice el nuevo valor de la orden de compra, este valor debe de coincidir con el total de la factura de su proveedor. Una vez actualizados los datos de recibo de mercancía y asegurarse de que no exista ningún error, deberá dar clic en el botón que dice "ENTRADA OC" este le dará entrada a la orden de compra y ya no podrá ser modificada por ningún motivo, también podrá imprimir esta orden de compra para que usted tenga un registro en papel de dicho movimiento, La orden de compra impresa se muestra así.

Genera Ordenes de Compra Libre

Esta opción nos sirve para generar ordenes de compra automáticas o manuales, el sistema lleva un contador de ordenes de compra generadas y siempre te mostrara en el folio el numero consecutivo siguiente, si tu lo aceptas así, asume que es una orden de compra nueva si tu tecleas otro numero diferente, este debe de corresponder a una orden de compra ya generada pero no recibida y podrás hacerle las modificaciones que tu necesites. Si es una orden de compra nueva el sistema te pedirá que llenes los datos necesarios de encabezado para generarla (FECHA, PROVEEDOR Y OBSERVACIONES) y te preguntara lo siguiente:

La pantalla principal de captura de las ordenes de compra es la siguiente:

Para ir creando la orden de compra, solo debes de teclear el código (encabezado clave) del producto, cantidad y costo unitario, y se colocara en el cuerpo principal de esta ventana, si tu no recuerdas algún código de producto, podrás ayudarte con el botón de "BUSCAR" y podrás localizar cualquier producto en tu base de datos, mediante la búsqueda unitaria que antes se menciono en este manual. No se pueden hacer modificaciones directas en las partidas ya tecleadas, pero si pueden ser dadas de baja, dando un clic en el botón de "BAJA" y te pedirá el numero de partida a dar de baja solo ingrésalo y listo. Si tu necesitas modificar o cancelar alguna orden de compra, esta no debe de estar recibida de lo contrario no te lo permitirá el sistema, para cancelar solo oprimes el botón de "CANCELA OC" y te pedirá una confirmación y listo se cancela la orden de compra, también puedes imprimir esta orden de compra dando clic en el botón "IMPRIMIR" y la impresión se muestra de esta manera. Ahora solo deberás guardar tu orden de compra y ya esta lista para recibirla en cuanto sea surtido tu pedido.

Captura inventario Físico

Reporte de Diferencias de Inventario

Rastreo de Productos

Reporte General de Inventarios 

Mantenimiento de Paquetes 

Mantenimiento Puntos Días Minutos 

Conceptos de Entradas y Salidas 

Traspasos Entre Almacenes 

Entradas y Salidas de Almacén 

Relación de Entradas y Salidas de Almacén 

Relación de Traspasos de Almacén 

Reportes de Existencias 

Existencias por Producto/Almacén 

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